試問一間自詡為新創公司的公司，打卡應該怎麼打？

這個問題對很多新設立的公司行號來說可能根本不是問題，但我想既然某社自詡為新創，那麼就來研究看看，揪～竟，卡應該怎麼打。

本文的另一個目的，也試圖想釐清，對不到十人的小公司，市面上那堆琳瑯滿目的差勤系統，到底是過度設計或恰如其分。

在擬定打卡制度以前，我們先確定各方勢力對打卡的野望是什麼，再試圖在能滿足各方期待下擬定一個小公司的打卡原則。

合規

最基礎的一點，必須符合台灣法規。

要點就是要有出勤紀錄，但格式不拘。細節可看以下台灣與打卡有關的條文摘錄：

勞動基準法，第四章 工作時間、休息、休假，第 30 條

  1. 雇主應置備勞工出勤紀錄，並保存五年。
  2. 前項出勤紀錄，應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。勞工向雇主申請其 出勤紀錄副本或影本時，雇主不得拒絕。

勞動基準法施行細則，第四章 工作時間、休息、休假，第 21 條

  1. 本法第三十條第五項所定出勤紀錄，包括以簽到簿、出勤卡、刷卡機、門 禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時 間工具所為之紀錄。
  2. 前項出勤紀錄，雇主因勞動檢查之需要或勞工向其申請時，應以書面方式 提出。

勞動事件法，第三章 訴訟程序，第 38 條

  1. 出勤紀錄內記載之勞工出勤時間，推定勞工於該時間內經雇主同意而執行 職務。

勞動部，勞工的出勤紀錄，得由勞雇間約定最適宜雙方之記載方式。

有鑑於科技日新月異，《勞動基準法》所規定之出勤紀錄記載方式，早已不再僅以傳統之簽到簿或刷卡機為限，可輔以電腦資訊或電子通信設備協助記載，本部已應產業變遷，經濟活動越趨多元，訂定「勞工在事業場所外工作時間指導原則」，參照該指引二、(六)列舉行車紀錄器、GPS 紀錄器、電話、手機打卡、網路回報、客戶簽單、通訊軟體(如工時APP)，或其他可供稽核出勤紀錄之工具。故凡可資核實記載勞工出勤時間工具所為之紀錄，均得作為勞工之出勤紀錄；勞雇間得約定最適合雙方之工時記載方式。

資方的野望

對不到十人的「新創」頭家來說，因為沒有配置專職的人事，希望可以簡化在人事作業上的人力成本，但又需要符合法規，以及因為自認為「新創」，希望給員工有彈性的管理制度，但又擔心會遭到對公司心懷不滿的員工的檢舉。

員工的期望

頭家一直說自己是新創，可是怎麼看都是一堆舊思維，不知道新創在哪裡，特別是管理制度上還是很守舊，不知道為何逐漸走向一種越 E 化卻效率越差的管理風格。

可能的方案

傳統打卡鐘

最簡單古老的打卡，缺點很明顯，每月計算工時要花人專職去統計，耗時耗力，而且無法遠端打卡。

數位打卡鐘

比傳統打卡鐘好一點，每月會自動幫我們產出報表，但報表格式往往需要二次整理，且還是無法遠端打卡。

差勤 App

跟數位打卡鐘幾乎一樣，有報表但往往需要二次整理，支援遠端打卡。

差勤 app 當然還有許多雞肋功能，不過非本文重點就略過。

人事系統

十人份的「新創」公司因為制度簡化，不需要人事系統，如果你的十人份公司有複雜到需要人事系統的話，那千萬不要叫自己新創。

電子表格

指的是 Google Sheets 這類的表格檔，好像很 low 但其實幾乎具備了所有的好處：

  • 可遠端打卡。
  • 免二次整理，因為格式是我們自己設計的。
  • 可補打卡。
  • 有函式可用。
  • 不用錢。
  • 合法合規。
  • 保存簡易。

當然頭家會擔心員工未填、忘填、亂填，不管因素為何，請員工補填就好了，補填的正確性的認定法也很簡單，勞資雙方認定是正確的就是正確的，好像很薄弱，不過這其實是任何主觀事實的認定法則，反過來說，勞資有一方認定不正確，不論你是指紋打卡還是什麼高科技打卡，都是一樣要上勞資爭議仲裁的，所以用高科技把事情變複雜沒有比較厲害。

至於請假，身為一個自詡「新創」的頭家，福利應該是優於勞基法的，所以請假只應該有四種，不扣薪特休、不扣薪產假、不扣薪公假、不扣薪喪假，勞基法規定那一大堆假別在公司內應該只會是這四種之一，生病一律請特休，私事一律請特休。如果還有其它的假別，那還是別說自己很「新創」了吧。

在排除掉假新創的頭家之後，真．新創的頭家應該都可以理解到，用電子表格處理十人份的差勤是綽綽有餘，而且可以真正做到以簡馭繁。

那遇到雞歪員工特愛請假怎麼辦？這跟人事考核制度有關，跟請假規則無關，愛請假不代表績效差，所以千萬不要用請假規則條文訂死直接掛勾績效，那只會讓你的「新創」事業失去管理彈性，至於頭家怎麼使用人事考核制度來確保公司的權益與管理彈性應該是當頭家的基本能力，如果不會運用那公司還是別開了吧。

參考資料